Säännöt



1 § Yhdistyksen nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Kotkan Postimerkkikerho ry, kotipaikka on Kotka.

2 § Tarkoitus ja toiminnan laatu

Kerhon tarkoituksena on olla yhdyssiteenä Kotkan ja lähiympäristön postimerkkikeräilijäin kesken, levittää tietoja postimerkkeilyn alalta, helpottaa jäsentensä kokoelmien kartuttamista sekä vastustaa väärennysten levittämistä, samoin kuin kaikkea epärehellisyyttä postimerkkien kaupassa ja vaihdossa.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi kerho voi mm.:
- ylläpitää internet sivuja
- järjestää tapaamisia jäsenistönsä kesken
- osallistuu erilaisiin filatelisiintapahtumiin
- järjestää filateliaan koskevia esitelmiä-, keskustelu- ja neuvontatilaisuuksia sekä muita samantapaisia filatelistisia tapahtumia

3 § Jäsenet

Kerhon jäseneksi voi liittyä jokainen, joka hyväksyy kerhon tarkoituksen ja säännöt.
Jäsenet hyväksyy hakemuksesta kerhon johtokunta.
Jäsenet ovat;
a) kunniajäseniä, jotka ovat vapautetut jäsenmaksuista
b) vakinaisia jäseniä, jotka maksavat jäsenmaksun
c) kannatusjäseniä, jotka suorittavat kerholle jäsenmaksun
Saavutetut jäsenoikeudet säilyvät.

4 § Liittymis- ja jäsenmaksu

Varsinaisiltajäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun ja kannatusjäseniltä perittävään jäsenmaksun suuruudesta päättää syyskokous.
Jäsenmaksu on maksettava ennen helmikuun loppua. Jäsen joka liittyy kerhoon syyskuun 1 päivän jälkeen, maksaa vain puolet jäsenmaksusta.

5 § Jäsenen eroaminen ja erottaminen

Jäsen joka jättää jäsenmaksunsa maksamatta määräaikana, katsotaan kerhosta eronneeksi.

Jäsen joka rikkoo kerhon sääntöjä, tai muuten toimii sen tarkoitusperiä vastaan, voidaan johtokunnan ehdotuksesta erottaa kerhosta.

Jäsenellä on oikeus erota kerhosta ilmoittamalla siitä kirjallisesti johtokunnalle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla erosta kerhon kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan.

6 § Johtokunta

Kerhon asioita hoitaa ja edustaa johtokunta, johon kuuluu kuusijäsentä, joista syyskokous valitsee; puheenjohtajan, varapuheenjohtajan, sihteerin, rahastonhoitajan, kokoelmienhoitajan ja vaihdonjohtajan. Näitä virkoja voidaan yhdistää saman henkilön hoidettaviksi.

Johtokunnan toimikausi on kalenterivuosi.

Puheenjohtaja, johtaa asioitten käsittelyä kokouksissa ja huolehtii tehtyjen päätösten toimeenpanemisesta. Varapuheenjohtaja toimii puheenjohtajan ominaisuudessa tämän ollessa estettynä.

Sihteeri pitää pöytäkirjaa kerhon kokouksissa, hoitaa kerhon kirjeenvaihdon ja laatii vuosikokoukselle vuosikertomuksen kerhon toiminnasta edellisenä vuotena.
Rahastonhoitaja hoitaa kerhon kassan ja kirjanpidon, sekä pitää huolen jäsenmaksujen perimisestä. Joulukuun ensimmäisessä kokouksessa on rahastonhoitajan esitettävä johtokunnan laatima tulo- ja menoarvio seuraavalle vuodelle sekä vuosikokouksessa helmikuussa tilintarkastajien tarkastamat tilit.

Kokoelmien hoitaja huolehtii kerhon kokoelmista ja kirjastosta.

Vaihdonjohtaja huolehtii kerholle lähetetyistä vaihtolähetyksistä sekä toimii kerhon huutokauppameklarina.

Tarpeen vaatiessa voi kerho asettaa muitakin virkailijoita ja valiokuntia.

7 § Nimen kirjoittaminen

Kerhon nimen merkitsee puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja, jompikumpi yhdessä sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa.

8 § Kerhon kokoukset

Johtokunta kokoontuu niin usein kuin puheenjohtaja katsoo kerhon asioitten vaativan tai kun joku sitä kirjallisesti puheenjohtajalta pyytää. Johtokunta on
päätösvaltainen kun kolme (3) jäsentä on läsnä. Asiat ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten jakautuessa tasan, on puheenjohtajan ääni ratkaiseva. Johtokunnan kokouksista pidetään pöytäkirjaa.

Kerho pitää kokouksiaan kahdesti tai useammin kuussa. Kokous on päätösvaltainen kun se on sääntöjen mukaan koolle kutsuttu. Mielipiteiden ollessa eriäviä, ratkaistaan kysymykset yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten jakautuessa tasan voittaa se mielipide jota puheenjohtaja kannattaa.

Kokoonkutsut ja muut tiedonannot toimitetaan jäsenille joko kirjeellisesti tai jossakin Kotkassa ilmestyvässä sanomalehdessä ilmoittamalla siitä 14 päivää ennen kokousta.

Johtokunta voi mainitulla tavalla kutsua kokoon ylimääräisen kokouksen, kun kerhon kokous niin päättää tai johtokunta katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään yksi kymmenesosa (1/10) kerhon äänioikeutetuista jäsenistä sitä ilmoitetun asian käsittelyä varten johtokunnalta kirjallisesti vaatii.

Kokouksissa johtaa puhetta kerhon johtokunnan puheenjohtaja tai hänen ollessa estettynä, varapuheenjohtaja. Jos kumpikin on estetty, johtaa puhetta se kerhon jäsen jonka kokous siihen valitsee.

9 § Syyskokous

Johtokunta valitaan seuraavaksi vuodeksi joulukuun ensimmäisessä kokouksessa eli syyskokouksessa, jolloin myös valitaan kaksi tilintarkastajaa ja yksi varatilintarkastaja tarkastamaan seuraavan vuoden tilejä. Tilivuosi on kalenterivuosi.

Samassa kokouksessa vahvistetaan tulo- ja menoarvio seuraavalle vuodelle, sekä määrätään jäsenmaksut.

Jos johtokunnan jäsen eroaa keskellä vuotta, on hänen tilalleen valittava uusi henkilö ensimmäisessä sen jälkeen pidettävässä kokouksessa. Vaalit toimitetaan suljetuin lipuin. Äänten jakautuessa tasan ratkaisee arpa.

10 § Vuosikokous

Vuosikokous pidetään kunakin vuonna helmikuussa.
Sihteeri esittää kokoukselle johtokunnan hyväksymän vuosikertomuksen edellisen vuoden toiminnasta. Tämän lisäksi rahastonhoitaja esittää kerhon vuositilit niihin liittyvien tilintarkastuskertomuksineen sekä vaihdonjohtaja kertomuksen toiminnastaan.

Kokous päättää tämän jälkeen vastuuvapauden myöntämisestä johtokunnalle.

11 § Lahjoitukset ja testamentit

Kerholla on oikeus ottaa vastaan testamentteja ja lahjoituksia sekä omistaa ja hallita kiinteää omaisuutta.

12 § Vuosittaiset menot

Kerhon juokseviin menoihin saadaan käyttää kaikki vuoden kuluessa kertyneet tulot, mutta vain viides osa (1/5) vuoden kuluessa liittyneiden vakinaisten jäsenten jäsenmaksuista.

13 § Sääntöjen muuttaminen ja kerho purkaminen

Ehdotus näiden sääntöjen muuttamisesta on tehtävä kirjallisesti johtokunnalle, joka lausuntonsa kera esittää sen kerholle. Tätä koskeva esitys on pantava pöydälle seuraavaan kokoukseen ja se hyväksytään vain siinä tapauksessa, että vähintään ¾ annetuista äänistä sitä puoltaa.

Jos ehdotus on koskenut kerhon purkamisesta, voidaan sellainen kysymys lopullisesti ratkaista vain vuosikokouksessa ja ehdotuksen katsotaan tulleen evätyksi jos vähintään viisi (5) jäsentä haluaa jatkaa kerhon toimintaa.

Kerhon tullessa puretuksi käytetään kerhon varat kerhon tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla.

Vakuudeksi

Kotkassa 20.09.2006

Pentti Piutunen
puheenjohtaja

Jyrki Karppinen
sihteeri

Sääntöjen muutos rekisteröity 12.4.2007 tarkastaja Leena Lakio Patentti- ja Rekisterihallitus.

Kymenlaakson Maistraatti 17.04.2007.